Fragenkatalog zur Status Quo – Erhebung Referenzrahmen

Fragenkomplex 1 – Netzwerk:​
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1. Gibt es innerhalb einzelner Abteilungen einen regelmäßigen Austausch zum Thema „Datennutzung in der Verwaltung“?​
• Ja ​
• Nein ​
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Wenn ja, was sind zentrale Erkenntnisse und können gemachte Erfahrungen ggf. auf andere Abteilungen übertragen werden?​
Wenn nein, warum nicht?​
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2. Gibt es zwischen einzelnen Abteilungen einen regelmäßigen Austausch zum Thema „Datennutzung in der Verwaltung“?​
• Ja ​
• Nein ​
​
Wenn ja, was sind zentrale Erkenntnisse und können gemachte Erfahrungen ggf. auf andere Abteilungen übertragen werden?​
Wenn nein, warum nicht?​
​
3. Gibt es Kommunen (außerhalb oder innerhalb eines bestehendes Netzwerks) mit ähnlichen Gegebenheiten, die sich bereits mit dem Weiterentwicklung der eigenen Organisation beschäftigt haben und von der Sie durch persönlichen Austausch oder ggf. Sichtung von Strategiedokumenten, Data Governance Regeln etc. profitieren können?​
• Ja ​
• Nein ​
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Wenn ja, binden Sie sie – wenn möglich - für die nächsten Arbeitsschritte für einen Impuls ein. 

Fragenkomplex 2: Data Management / Data Governance: ​
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1. Wie datenkompetent schätzen Sie Ihre Organisation ein? (Klare Regeln für Datenhaltung / Datenzugang, funktionierendes Datenmanagement, Realisierung notwendiger neuer Funktionen und Stellen)​
1 2 3 4 (1= gar nicht / 4 = sehr)  ​
   

2. Einschätzung zur Beschaffenheit kommunaler Datenbestände:​
Wie schätzen Sie die Strukturiertheit und Qualität der derzeit verfügbaren kommunalen Datenbestände ein (auch im Sinne der FAIR-Kriterien)?​
• Unstrukturiert und nicht bzw. kaum nutzbar​
• eher unstrukturiert und nicht gut nutzbar ​
• eher strukturiert und nutzbar ​
• Strukturiert und gut nutzbar ​

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Exkurs „FAIR-Kriterien“ --> FAIR = 
-	Findable – Auffindbarkeit von Datensätzen, bspw. mittels persistenten Identifier (PID) global registriert und auffindbar 
-	Accessible – Zugänglichkeit von Datensätzen, mindestens von Metadaten, Lizenzvergabe und Zugriffsregeln
-	Interoperable – Interoperabilität ermöglicht maschinenlesbare, vergleichbarer Datensätze und Verlinkungen auf andere Datensätze, auf die aufgebaut wurde.
-	Reusable – Wiederverwendbarkeit von Datensätzen bspw. durch Dokumentation und Nutzung von Standards

3. Ist die Datennutzung innerhalb Ihrer Organisation über die Grenzen von fachlichen Zuständigkeiten bzw. außerhalb konkreter Fachverfahren möglich?​
• Ja ​
• Nein ​
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4. Wie würden Sie den Umgang mit Daten im Laufe der verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus innerhalb Ihrer Organisation einordnen?​
nicht vorhanden, rudimentär, Gut mit Einschränkungen, sehr gut 
• Datenerhebung    ​
• Zugang und systematische Verfügbarkeit    ​
• Kuratierte Speicherung und Löschung, Archivierung    ​
• Datenanalyse    ​
• Einbindung in eigene Verfahren / Dienstleistungen    ​
• Datenvisualisierung    ​
• Weitere    ​
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5. Sind Daten verwaltungsexterner Akteure (bswp. Stadtwerke, Smart-City-Dienstleister, Lieferanten, Vereine / Bürgerschaft) für Prozesse der Steuerung, Entscheidungsfindung oder Leistungserbringung direkt nutzbar?
• Ja ​
• Nein ​
Wenn ja, wie und wo?

6. Reifegrad Data Governance / Data Management insgesamt – Wo verorten Sie ihre Organisation insgesamt?

 Stufe 0.0 – Relevante Daten sind nur mit erheblichem Aufwand und in mangelhafter Qualität verfügbar​
 Stufe 0.1 – Relevante Daten sind gut und in ausreichender Qualität in den einzelnen Fachverfahren nutzbar​
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 Stufe 1 – Ressort-/Abteilungs-/Amtsinterne Governance für und Nutzung von Daten​ ist etabliert 
 Stufe 2 – Ressort-/Abteilungs-/Amt-übergreifende Governance für und Nutzung von Daten​ ist etabliert
 Stufe 3 – Datengovernance für Zusammenarbeit mit verwaltungsexternen Partnern ist etabliert

Fragenkomplex 3 – Kompetenz innerhalb der Organisation: ​
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1. Welcher Anteil der Verwaltungsmitarbeitenden verfügt gemäß Ihrer Einschätzung über die notwendigen Datenkompetenzen (Ablage, Nutzung, Bereitstellung für andere etc.) zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben?​
•   Keiner der Mitarbeitenden verfügt über die notwendigen​ Datenkompetenzen​
•   Ein geringer Anteil der Mitarbeitenden verfügt über die​ notwendigen Datenkompetenzen​
•   Ein ausreichender Anteil der Mitarbeitenden verfügt über die​ notwendigen Datenkompetenzen​
•   Alle Mitarbeitenden verfügen über die notwendigen​ Datenkompetenzen​

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2. Werden in Ihrer Kommune Weiterbildungsangebote für mehr Datenkompetenz bei den handelnden Personen – ggf. auch unter Rückgriff auf externer Angebote – ermöglicht und sind damit fester Bestandteil der Personalentwicklung?​
• Ja ​
• Nein 

Fragenkomplex 4 - Strategie: ​
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1. Ist eine proaktive Weiterentwicklung der Datennutzung innerhalb Ihrer Organisation durch die Leitungsebene erkennbar?​
• Ja ​
• Nein ​
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2. Gib es eine Strategie zur Weiterentwicklung der eigenen Organisation hin zu einer datenkompetenten Kommune bzw. sind entsprechende Elemente in einer weiter gefassten Digitalisierungsstrategie erkennbar?​
• Ja ​
• Nein ​
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3a. Wenn ja, welchen Status nehmen die nachfolgenden Schwerpunkte im Rahmen Ihrer Strategie ein?​
unwichtig, weniger wichtig, wichtig, sehr wichtig 
• Infrastrukturausbau (Hard- und Software)    ​
• Bestandsaufnahme der Datenbestände    ​
• Datennutzung über Funktionseinheiten hinweg    ​
• Kompetenzaufbau innerhalb der bestehenden Belegschaft    ​
• Personalakquise    ​
• Weiterentwicklung der gesamten Organisation und Realisierung​ eines Datenmanagements​    ​
• Zusammenarbeit mit externen Akteuren (Startups/​Bürgerschaft)    ​

Zusatzfrage: Was sind konkret formulierte Visionen und Ziele?​
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3b. Wenn nein, warum nicht?

4. Welchen Reifegrad würden Sie die Strategie Ihrer Organisation zuordnen?​
•   Absichtserklärung / Beteiligung an Pilotprojekten 
•   Formulierung von Werten ohne konkreten Realisierungsplan
•   ​Konkrete Roadmap mit entsprechendem Budget, Personal und​ messbaren Zielen​
•  ​ Finalisierte und wirksame Maßnahmen im Rahmen der​ Strategieumsetzung​

Fragenkomplex 5 – Systeme: ​
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1. Wird die strukturierte Datenablage und (v.a. ressortübergreifende) Auffindbarkeit von Datenobjekten durch die vorhandenen technischen Systeme (Datenbanken, interoperable Datenformate und Fachverfahren etc.) unterstützt?​
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• Ja ​
• Nein ​
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2. Die Einbindung von Datensätzen – jenseits der Kernverwaltung (bspw. aus Smarter Sensorik, IoT-Daten oder externen Dienstleistern) – wird technisch ermöglicht?​
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• Ja ​
• Nein 